Max Matthiessen
På Max Matthiessens ekonomiavdelning arbetar 4 personer med avstämningar. Arbetet med avstämningar i samband med månads- och kvartalsbokslut har historiskt hanterats traditionellt, det vill säga med papper, pärmar och kalkylprogram.
Företaget
Max Matthiessen grundades 1889 och dess 450 medarbetare på 27 orter är specialister på försäkringar, pensioner och kapitalförsäkringar. Företaget har lång erfarenhet av att hjälpa arbetsgivare och privatpersoner med upphandling, analys, paketering, rådgivning och administration av marknadens främsta spar- och försäkringslösningar.
Utmaning
På Max Matthiessens ekonomiavdelning arbetar 4 personer med avstämningar. Arbetet med avstämningar i samband med månads- och kvartalsbokslut har historiskt hanterats traditionellt, det vill säga med papper, pärmar och kalkylprogram. Medarbetarna var utspridda och all information hanterades i pappersform, pärmar och Excel-ark och tiden för signering tog allt mer tid. Dessutom upplevdes att den samlade överblicken över hur mycket som blivit avstämt blev svårare och svårare.
Hittade lösningen för effektiva bokslut
Vid en kunddag som Systemstöd genomförde fick Max Matthiessen sin första kontakt med programvaran BALANCER från företaget Adra. Efter ett kort möte togs beslut om att välja BALANCER för effektivare avstämningsarbete inom Max Matthiessen.
Installation Adra BALANCER
Installation eller snarare uppsättning av BALANCER integrerat med Jeeves Ekonomisystem för 3 olika företag inom Max Matthiessen genomfördes under en dag. Innan uppsättningen tog Max Matthiessen fram underlag på de kontoplaner de tre företagen använder.
Då programvaran levereras som tjänst och är helt webb baserad behövs ingen lokal installation, utan medarbetarna når BALANCER bara de har tillgång till internet och sin PC eller Mac. Alla medarbetare på Max Matthiessen ekonomiavdelning har lång erfarenhet av avstämningsarbete och då BALANCER är självinstruerande genomfördes ingen utbildning. Man började helt enkelt använda BALANCER direkt efter installation.
Utöver Max Matthiessens egna användare av BALANCER används programvaran av företagets revisorer. Ett uppskattat stöd för både revisorerna och Max Matthiessens egen personal. Nu slipper man maila massor med underlag och Excel-ark i olika versioner. Idag diskuterar man samma information och underlag direkt. Dessutom kan revisorerna förbereda sitt arbete på egen hand innan möten.
Erfarenheter Adra BALANCER
Max Matthiessens erfarenheter efter 6 månaders användning av BALANCER är främst:
– Mindre pappershantering då allt idag finns tillgängligt direkt på användarnas bildskärmar utan att behöva leta och bläddra bland papper och pärmar.
– Bättre överblick av avstämningsprocessen ger en trygghet i vad som är genomfört och vad som behöver stämmas av.
– Roligare avstämningsarbete som dessutom är både miljövänligt och modernt.
– Mer komplett avstämningar än tidigare då all information finns sparad och tillgänglig direkt med en knapptryckning.
– Inget missas i avstämningsprocessen.
– Signeringsprocessen tar kortare tid och kan ske oavsett tid och plats.
– Enklare revision då man slipper maila stora mängder med information samt att revisorerna kan förbereda sitt arbete på hemmaplan.
Lisa Balkhag, Redovisningsansvarig Max Matthiessen
– Jag tror tyvärr att många ekonomiavdelningar arbetar med avstämningar på samma traditionella sätt sedan lång tid tillbaka. Med BALANCER får man både ett roligare, modernare, effektivare och mer miljövänligt arbetssätt med företagets avstämningsarbete.