Gallring enligt GDPR krav i Jeeves ERP
Vi har utvecklat en lösning som hjälper er att hantera GDPR kraven på gallring och anonymisering av information i Jeeves affärssystem. Kontakta Systemstöd idag så hjälper vi dig att hantera GDPR krav i Jeeves ERP.
Bakgrund
Personuppgiftslagen (1998:294,PuL) är ersatt av ny lagstiftning, Dataskyddsförordningen GDPR och reglerar behandling av personuppgifter. Dess syfte är att skydda personer så att deras personliga integritet inte kränks genom behandling av dessa uppgifter.
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk person som är i livet. Exempel på sådan information är namn, personnummer och uppgifter som tillsammans kan avslöja någons identitet. Även uppgifter som inte direkt pekar ut en individ kan vara personuppgifter om det på något sätt är möjligt att knyta dem till en specifik individ.
Avgränsning
Lösningen behandlar endast gallring av data. Signatur (perssign, perssign2…) klassas inte som en personuppgift när koppling till det fullständiga namnet är anonymiserat. Anonymiseringen i lösningen hanterar endast så kallade standardfält i Jeeves ERP och gallringen begränsas till data som finns i Jeeves ERP's databas. Tillägg av egna tabeller och kolumner för anonymisering kan göras i samband med installationen.
Metod för gallring
Den så kallade gallringen av data som är ett krav enligt GDPR sker genom en anonymisering av data. Det innebär att data uppdateras så att det inte längre kan klassas som en personuppgift. När det gäller ”Loggar, workflow, noteringar, anmodan” så tillämpas borttag/delete.
Lösning
Vår lösning för att hjälpa er med gallring och anonymisering bygger på att vi sätter upp ”anonymiseringsjobb” som baseras dels på standardfält i Jeeves ERP, dels på era egna anpassningar i Jeeves affärssystem.
Anonymiseringsjobben utgår från att man rensar undan ”gammal data” som man inte längre vill och får spara i Jeeves ERP. Vi bygger ett jobb som utifrån bestämda antal år bakåt i tiden anonymiserar diverse fält bakåt i tiden. Jobbet ligger som ett ”batchjobb” och tittar igenom systemet och anonymiserar uppgifterna. De fält som påverkas är relativt många och hur ofta och när detta ”batchjobb” skall exekveras bestäms av kunden.
Den information och de poster som raderas, anonymiseras sparas undan i en separat tabell, så att man kan se att information har ändrats. Givetvis sparas inte originalinformationen kvar.
Medgivande
Generellt för alla personer som finns i tabellen KP i Jeeves ERP är att de ska ha gett sitt medgivande till att ni har information om dem. Från och med Jeevees ERP Version 5 (V5) finns två nya fält gällande just medgivande och GDPR (dessa fält finns även i FR). Det ena fältet är en bockruta där man således bockar i om personen gett sitt medgivande eller inte, och det andra fältet är ett datumfält som visar när medgivandet gavs.
Om personen inte längre vill ge sitt medgivande, bockar man således ur bocken, sparar posten och samtidigt själv ändrar namnet samt tar bort kontaktuppgifterna. Det är bättre att anonymisera personens namn i fråga, än att radera det. Annars finns det en risk att andra framtida kontaktpersoner kopplas ihop med händelser som skett tidigare. Om man anonymiserar namnet i KP bör denna anonymisering även följa med in i diverse program så som rapporterade händelser eller orderprogrammet.
Det kan även vara så att det kan förekomma namn på fler ställer som inte ändras. Det kan dels bero på inställningar i Jeeves, dels på att man inte får ändra på uppgifterna. Ett sådant ställe kan vara fakturaprogrammet. Här är bokföringslagen starkare än GDPR och därav får denna information stå kvar.
Om ni vill ta bort denna information (som inte är lagstadgad) kan vi på Systemstöd tillsammans med er bygga ytterligare anonymiseringsjobb som startas i KP-programmet.
Konsulttiden för att hjälpa er med gallring i Jeeves ERP för att hantera GDPR kraven handlar om cirka en dag.
Vill du ha hjälp med gallring Jeeves ERP?
Kontakta mig, Fredrik Jansson på e-post: fredrik.jansson@systemstod.se eller telefon: +46 70 607 65 17
Marie Boqvist, Sr Buyer, Rockwell Collins Sweden AB
– Vi vill gärna framföra vårt tack för en väl genomförd uppgradering av vår Jeevesmiljö. Vi tycker att det hela har flytit på smidigt och är tacksamma för den snabba respons vi fått från er på de problem som uppstått. Nu ser vi fram emot att jobba i den nya programversionen och att i samarbete med Systemstöd utveckla vårt Jeevesanvändande ytterligare.