Välja nytt affärssystem – guide och checklista

Att välja nytt affärssystem är ett stort beslut som påverkar många delar av verksamheten. Ett bra val börjar därför inte med frågan ”Vilket affärssystem är bäst?” Utan med ”Vilket affärssystem passar vår verksamhet, våra processer och våra framtida behov bäst?”

I den här guiden går vi igenom de viktigaste stegen när ni ska utvärdera, jämföra och välja nytt affärssystem (ERP). Du kan också ladda ner vår mer detaljerade checklista och använda den som arbetsunderlag i utvärderingen.

När är det dags att byta affärssystem?

Behovet av ett nytt affärssystem uppstår ofta när verksamheten har förändrats snabbare än systemstödet. Vanliga tecken är till exempel:

• Mer manuellt arbete och ökad användning av Excel
• Samma information registreras i flera system
• Integrationerna mellan systemen är otillräckliga
• Det är svårt att få fram aktuell och tillförlitlig information
• Lager-, logistik- eller produktionsprocesser kräver mycket manuellt arbete
• Befintligt affärssystem begränsar nya arbetssätt eller tillväxt
• Företaget har vuxit ur ett enklare ekonomi- eller affärssystem

Ett affärssystem byte bör därför ses som ett verksamhetsprojekt, inte bara som ett IT-projekt.

1. Börja med verksamheten – inte med systemen

Innan ni jämför olika affärssystem bör ni förstå vad ni faktiskt vill förbättra. Kartlägg företagets viktigaste processer och identifiera var dagens arbetssätt eller systemstöd skapar problem.

Frågor att börja med:

• Vilka processer fungerar dåligt idag?
• Var uppstår manuellt arbete eller dubbelregistrering?
• Vilken information saknar verksamheten?
• Vilka processer behöver automatiseras?
• Vad behöver verksamheten kunna göra om tre till fem år?

2. Sätt ihop rätt projekt- och styrgrupp

Valet av nytt affärssystem påverkar normalt stora delar av företaget. Projektgruppen bör därför representera verksamheten, inte bara ekonomi eller IT.

Beroende på verksamhet kan gruppen innehålla representanter från ekonomi, försäljning, marknad, inköp, lager och logistik, produktion, projektverksamhet, IT och företagsledning.

3. Ta fram krav på system och teknisk miljö

När verksamhetsbehoven är kartlagda kan ni beskriva vilka funktionella och tekniska krav det nya affärssystemet behöver uppfylla.

• Affärsprocesser som systemet ska stödja
• Antal användare och roller
• Integrationer mot CRM, e-handel, lager, transport, BI och andra system
• Rapportering och beslutsstöd
• Säkerhet och dataskydd
• Flera bolag, länder, språk och valutor
• Moln/SaaS eller annan driftsmodell
• Framtida krav på skalbarhet och utveckling

4. Gör kravspecifikationen användbar

En kravspecifikation är viktig, men fler krav innebär inte automatiskt en bättre utvärdering. Komplettera därför funktionskraven med verkliga verksamhetsscenarier.

Be till exempel leverantören visa hur systemet hanterar ett komplett orderflöde, produktionsplanering, spårbarhet, projektuppföljning eller en internationell affär, beroende på vad som är viktigast för er.

5. Ta fram en shortlist av system och leverantörer

När kraven är tydliga kan ni skapa en första lista med relevanta affärssystem och leverantörer. För större utvärderingar kan processen delas upp i en RFI (Request for Information) och därefter en mer detaljerad RFP (Request for Proposal).

Målet är att successivt gå från många tänkbara alternativ till ett fåtal som utvärderas på djupet.

6. Utvärdera både affärssystemet och affärssystemspartner

Ett vanligt misstag är att lägga nästan all uppmärksamhet på programvaran. Valet av partner är minst lika viktigt. Partnern ska ofta hjälpa er med implementation, integrationer, utveckling, utbildning, support och vidareutveckling under många år.

Utvärdera bland annat:

• Erfarenhet av liknande verksamheter
• Kunskap om era viktigaste processer
• Erfarenhet av aktuellt affärssystem
• Projektmetodik och tillgång till konsulter
• Integrationskompetens
• Supportorganisation och långsiktig förvaltning
• Relevanta och aktuella kundreferenser

7. Låt leverantörerna visa era processer

En generell produktdemonstration säger ofta ganska lite om hur väl ett affärssystem passar just er. Ge därför leverantörerna tydliga scenarier och be dem visa hur deras lösning hanterar era viktigaste processer, problem och mål.

8. Utvärdera implementationen innan ni väljer

Frågan är inte bara vad systemet kan göra, utan också hur ni ska komma dit. Be leverantörerna beskriva projektmetodik, preliminär projektplan, ansvarsfördelning, datamigrering, integrationer, tester, utbildning, driftstart och support efter go-live.

9. Jämför total kostnad – inte bara licenspris

Jämför den totala lösningen: programvara, implementation, integrationer, anpassningar, utbildning, datamigrering, drift, support och framtida utveckling.

10. Vanliga misstag när företag väljer affärssystem

• Att börja med systemen i stället för verksamhetens behov
• Att försöka återskapa det gamla systemet i det nya
• Att jämföra hundratals funktioner utan prioritering
• Att underskatta betydelsen av rätt partner
• Att inte avsätta tillräckliga interna resurser
• Att bara tänka på dagens krav och inte framtida behov

Vilket affärssystem är bäst?

Det finns inget affärssystem som är bäst för alla företag. Rätt affärssystem beror bland annat på företagets storlek, bransch, processer, komplexitet, integrationsbehov, internationella verksamhet och framtida planer.

Därför bör valet utgå från verksamhetens behov först och produkten därefter.

Behöver ni stöd i utvärderingen?

Systemstöd arbetar med affärssystem, integrationer och verksamhetsutveckling och kan hjälpa företag både inför, under och efter ett ERP-projekt.

Läs mer om våra affärssystem och tjänster eller kontakta oss för att diskutera er situation här.