OrganoClick

Företaget OrganoClick

OrganoClick startade 2006 och bygger på en forskningsinnovation som möjliggör användning av miljövänliga kemiska lösningar, för att ge nya egenskaper till material som trä, pap- persmassa och textil. Denna process kan ersätta de miljöfarliga ämnen vi idag använder för att impregnera trä, kläder och papper för att göra dem vattentåliga och flamskyddade. Företaget har sitt huvudkontor, utvecklingsavdelning och produktion i Täby tillsammans med dotterbolaget OrganoWood AB. Legotillverkning i form av impregnering av trä sker i samarbete med Bergs Timber Bitus AB i Nybro.

Varför byta affärssystem?

Under 2 månader i slutet av 2014 implementerade OrganoClick affärssystem Jeeves ERP för deras produktion, försäljning och logistik, projekthantering samt ekonomiprocesser. Företagets ökade försäljning och expansion innebar att behovet kontinuerligt växt hos OrganoClick att bättre styra och kontrollera sina affärsprocesser. De insåg att deras befintliga affärssystem inte kunde hantera framtida volymer, internationell expansion och global närvaro samt effektivare arbetssätt. Det startade processen att välja och implementera ett nytt funktionellt affärssystem med stöd för samtliga verksamhetsprocesser, ett affärssystem att växa i och med.

Hur gjorde OrganoClick

De började processen med att ta reda på och fastställa deras behov i ett nytt affärssystem. Istället för traditionell kravspecifiktion med 100-talsfrågor koncentrerade de sig på några övergripande viktiga områden som de ansåg vara viktiga för företagets produktion, logistik och ekonomifunktion. Vad saknade de inom dessa områden?

Efter att de tagit fram vad de saknade och behövde bättre stöd för kontaktades fyra leverantörer av affärssystem. Leverantörerna fick ta del av OrganoClicks önskemål och vad företaget upplevdes sakna inom olika områden. Leverantörerna bjöds in till en presentation av de affärssystem de representerade och deras verksamhet. OrganoClick överlät sedan åt leverantörerna att visa hur de i sina affärssystem kunde lösa Organoclick’s behov, problem och utmaningar kring de viktigaste affärsprocesserna.

Efter en första träff med leverantörerna och deras presentationer valdes två av fyra leverantörer ut för en djupare utvärdering. Nya möten och presentationer med dessa kom- pletterades med flera referensbesök. Leverantörerna ombads i utvärderingen ge exempel på referenser, där de genomfört liknande projekt i närtid.

Tidplan för både utvärdering och implementation var knapp. Det innebar att kravet på leverantörerna blev att föreslå en projektplan med projektstart för implementationen i oktober 2014, med driftstart i januari 2015.

Produktionshantering i handdator

OrganoClick’s produktion är en förädling av befintliga produkter. Träprodukterna som ska impregneras ägs av OrganoClick och impregnering utförs som legotillverkning i Nybro hos Bergs Timber Bitus. Ett önskemål OrganoClick hade kring produktion var att få bättre kontroll, effektivare processföde och ekonomisk uppföljning i realtid.

I det nya affärssystemet sker all produktionshantering direkt från handdatorer vid produktionsplatsen. Genom att med handdatorn scanna av ett virkespaket startar en produktionsorder, där varje virkespaket från början har ett unikt batchnummer för att få spårbarhet i alla delar. Produktionsprocessen när träprodukten förädlas är många delar automatiserad för att säkerställa produktionsprocessen. Flytt mellan lager, inköpsanmodan på arbete sker automatiskt och förbrukning av impregneringsvätska rapporteras direkt i handdatorn.

Erfarenheter

För OrganoClick genererade det gamla affärssystemet mycket merarbete för alla medarbetare. Dessutom hade det under lång tid byggts upp olika öar av lösningar med kalkylsnurror i Excel för olika ändamål. Därför hade alla användare stora förväntningar på det nya affärssystemet, samtidigt som man insåg att allt nu skulle hanteras i Jeeves.

För OrganoClick som under kort tid implementerat Jeeves affärssystem var de kritiska framgångsfaktorerna, för ett lyckat val och implementation av nytt affärssystem:
– Kontakt och dialog med referenser till leverantörerna, där OrganoClick fick erfarenheter, goda råd och information om hur leverantörerna hanterat både implementationen och samarbetet efter driftstart.
– Fokus på de för OrganoClick’s viktigaste processerna och de förbättringar som önskades inom dessa. Lät leverantörerna komma med förslag hur dessa processer kunde hanteras effektivt i deras system.
– Alla varianter på händelser, vad som kan ske och som påverkar affärssystemet går inte att testa innan driftstart. Därför är leverantörens hantering av samarbetet efter driftstart viktig. Att få hjälp med att förklara systemets möjligheter och funktioner och vad de innebär i olika delar även efter driftstart.

Fredrik Eng, Produktionschef, OrganoClick AB

– Visst kan vi hantera vår produktion i Jeeves ERP på en dator, men genom att hantera hela vår produktionsprocess från handdatorer med hög grad av automatisering, direkt vid produktionsplatsen får vi högre kvalité, undviker fel och i realtid underlag och information om till exempel produktion, inköpsbehov, lagerstatus.