Hantera ALLA fakturor elektroniskt

Med elektronisk hantering av alla fakturor spar du tid, får lägre kostnader och ökad säkerhet. Tillsammans med vår partner InExchange kan vi erbjuda marknadens bästa lösning för att leverera kundfakturor och ta emot leverantörsfakturor.

Det sker genom att ersätta manuell (tråkig!) hantering av pappersfakturor till elektroniska fakturor. Där din fakturahantering är integrerad med affärssystem (ERP) som Jeeves ERP, Sage X3, Visma.net eller HansaWorld. Eller olika system för digital leverantörsfakturahantering (EFH). Ett effektivt, tillförlitligt och miljövänligt sätt att hantera alla dina fakturor.‬

 Ta emot leverantörsfakturor 

Ta emot alla leverantörsfakturor elektroniskt till ditt EFH system som till exempel Rillion One (tidigare Centsoft), Rillion Prime (tidigare PaletteInvoice) eller annat EFH system, oavsett format (papper, PDF eller e-fakturor. Dessutom arbetar InExchange aktivt med att minska flödena av papperfakturor och PDF-fakturor från dina leverantöer till förmån för riktiga e-fakturor.

Det innebär att ofta kan 50-70% av alla leverantörsfakturor flyttas till elektroniskt format från papper och PDF, bara några månader efter driftstart. Det innebär att tjänsten kostar mindre och mindre ju fler elektroniska fakturor vi kan hjälpa dig att få.

Skanning av leverantörsfakturor på papper

Allt fler företag och organisationer både skickar och tar emot fakturor elektroniskt. Men tills att alla använder elektroniska fakturor behöver många fortsätta att skicka pappersfakturor.

Tolka leverantörsfakturor i PDF format

Den information ni vill få ut från PDF fakturor till er EFH applikation eller affärssystem, läser, tolkar och verifierar InExchange och skickar vidare till er.

Hantera E-faktura i olika format

Inkommande flöde av e-fakturor i olika format hanteras av InExchange. De hanterar marknaden olika format, typer av e-fakturor som till exempel Svefaktura, PEPPOL, Finvoice, EDIFACT, XML, E2B eller EDIfact.

Aktivering 

Så lite papper som möjligt! Genom att InExchange gör er synliga i InExchange Network och Peppol kan era leverantörer e-fakturera er oavsett vilken fakturalösning de använder. Dessutom hjälper InExchange er att få igång de leverantörer som inte skickar e-faktura idag.

 Skicka alla kundfakturor i samma flöde

Med InExchange distribuerar ni alla kundfakturor i samma flöde, oavsett format. Papper, PDF eller e-faktura spelar ingen roll. En lösning som hjälper er med allt från utskrift, kuvertering och distribution av pappersfakturor via post. Eller distribution av PDF-fakturor eller e-fakturor i olika format. Allt med ett automatiserat flöde från ditt affärssystem (ERP) till din kund.

Pappersfaktura till kund

E-faktura är det effektivaste och billigaste sättet att hantera kundfakturor. Men det finns fortfarande många företag som bara kan ta emot pappersfakturor. Därför tillämpar InExchange pappersfakturor bara när din kund inte kan ta emot kundfakturor i något annat format.

PDF-faktura och e-faktura till kund

När du skickar dina kundfakturor till InExchange kontrollerar de om din kund och mottagare kan ta emot kundfakturan i alternativa format. I första hand distribueras fakturan som e-faktura och i andra hand som PDF-faktura. Därefter ställs flödet om beroende på vilket format din kund kan ta emot.

1. Automatisering med elektroniska fakturor

Med elektroniska fakturor automatiseras ditt arbete och kundfakturan skickas från ditt affärssystem (ERP) direkt till mottagaren. Ni slipper processen att skriva ut och lägga fakturorna i kuvert samtidigt som du spar kostnaden för kuvert och porto.

2. Säkerhet med elektroniska fakturor

Ibland händer det att kundfakturan på papper inte når fram till mottagaren. Det innebär ytterligare administration samt eventuellt kreditering av påminnelse- och inkassoavgifter. Med elektroniska fakturor kan ni se status och få felmeddelande när något inte blir skickat som planerat.

3. Bättre likviditet

Med elektroniska fakturor förenklas fakturamottagningen hos din kund eftersom automatiseringen minskar manuellt arbete och därigenom antalet misstag och fel. Det kan ge ert företag effekter som lägre kredittid och bättre likviditet.

4. Stöd för nya lagkrav

Ett historiskt exempel på nytt lagkrav är att från år 2019 är det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektroniska fakturor.  Ett annat pågående lagkrav är nya och kommande e-faktura lagar som har införts eller planeras att införas av Europas största ekonomier. Där en lagstiftning om obligatorisk e-faktura vid transaktioner företag emellan (B2B) är på gång på flera håll.

Läs mer om dagsaktuellt läge i några länder här

5. Miljövinster

Miljövinsterna kommer främst av att ditt företag minskar pappersanvändandet dramatiskt genom att gå över till elektroniska fakturor.