Jeeves affärssystem hos Pocketgrossisten

Pocketgrossisten AB har funnits sedan 1992
Erbjuder en helhetslösning för böcker i dagligvaruhandeln
Genom butiksanpassade avdelningar, mest kommersiella sortimentet och personlig fullservice optimeras försäljningsytorna i butik

Helhetslösning för böcker

Pocketgrossisten startades 1992 för att hantera inköp och lager för Pocketshop-butikerna. Idag erbjuder Pocketgrossisten även en helhetslösning för böcker, främst inom dagligvaru- och servicehandeln. Genom butiksanpassade avdelningar, optimalt sortiment och personlig fullservice med kunniga konsulenter garanterar Pocketgrossisten maximal marginalkrona. Totalt sett erbjuder alltid Pocketgrossisten ca 1800 pockettitlar, 800 inbundna titlar och 800 engelska titlar.

2010 blev företaget uppköpt av Bonnierförlagen och tanken var att distributionen av böckerna skulle gå via Bonnierbolaget Samdistribution vilket medförde en fysisk flytt av Pocketgrossistens boklager. Eftersom de inte ägde det system som användes, Microsoft Dynamics Axapta, gjordes initialt en förstudie för att utvärdera om de skulle köpa en egen instans av det systemet eller om de skulle byta system.

Utvärdering av nytt affärssystem

– Som första steg skickade vi ut en RFI med syftet att öka säkerheten kring tidsplanering och kostnadsuppskattning. Jag utgick ifrån att Pocketgrossistens behov sannolikt inte var unikt utan sökte en lösning så nära standard som möjligt utifrån våra behov. Förutom att välja rätt system för ändamålet hade vi med en del kritiska kringfaktorer som en tajt tidplan, relativt snålt med interna resurser, krav på ett system med en stor marknad i Sverige och många lokala leverantörsetableringar i utvärderingen, säger Jörgen Balogh, marknadscontroller på Pocketgrossisten.

Totalt utvärderades ett tiotal system. Utifrån kriterierna ettanvändarvänligt, etablerat, modulbaserat standardsystem som med hög troligthetsgrad skulle klara Pocketgrossistens behov, ge skalbarhet och en lägre TCO föll valet på Jeeves affärsystem. Dessutom fick Pocketgrossisten samtidigt ett uppdrag för Åhléns som gick ut på att hantera bokinköp, påfyllnadsflöden och kommissionslager på samtliga butiker och Jeeves fanns i liknande uppsättningar på Åhléns.

Implementation nytt affärssystem

Genom en ganska lös projektstruktur och en grovt uppritad plan började Pocketgrossisten och Aktiebolag Systemstöd tillsammans att bena ut dimensionerna för att få till en mer exakt kostnads- och tidsplan. Utifrån det gick det att sätta prioriterade aktiviteter i en skala för att få rätt timing i arbetet både i den interna lösningen och för integrationen mot Astro, det system som Samdistribution använder för plock och pack i distributionsflödet.

– Eftersom Systemstöd satt på kunskapen om möjligheterna i Jeeves och de förstod vad vi behövde och vilka utmaningarna var så var det även naturligt att fördela ut mandatet för att möjliggöra att alla skulle vara kritiska och öppna för förbättringar snarare än att bara kopiera vår tidigare systemuppsättning, säger Jörgen Balogh.

Systemstöd lyckades skapa en lösning som var ännu effektivare och ännu mer anpassad till Pocketgrossistens behov än tidigare. Överhuvudtaget var hela projektet något av en solskenshistoria och ett av få IT-projekt som gick i hamn helt enligt planen, både enligt tid- och kostnadsbudget. Dessutom gick det väldigt snabbt att komma igång.

Efter att Jeeves sattes i drift tog det snarare dagar än den månad som Pocketgrossisten räknat med för att släcka bränder och korrigera barnsjukdomar. Användarna har väldigt snabbt kommit in hur systemet fungerar och ger i princip bara positiv respons, trots en markant förändring.

– Jeeves-lösningen fungerar nu som inköps- och kundorderordersystem och hanterar lager, lagertransaktioner, kundreskontra, fakturering, betalningar, påminnelser, redovisning samt även påfyllnadsflöden till butik och flera varianter av kommissionslager. Systemstöd har även fått utökat förtroende och redan implementerat Jeeves både inom andra delar av den svenska delen av Bonnierförlagen samt håller på med en integration hos Porvoon Kirjakeskus som levererar logistiktjänster i den finska delen av Bonnier Books Nordic, säger Jörgen Balogh.

Vad gjorde att affärssystemsprojektet lyckades?

Vad var det då som gjorde det här projektet så lyckat? Jörgen vill speciellt peka på några viktiga punkter.

Till att börja med ska man göra en ordentlig systemutvärdering. Var väldigt noggrann och kritisk i den fasen. Leta sen efter en systemleverantör som förstår er typ av verksamhet.

När systemet och leverantören är valt gäller det att inte låta snålheten bedra visheten i den initiala projektfasen som avser att bena ut vad som verkligen behöver göras på en mer detaljerad nivå. Gör den delen tillsammans med systemleverantören, involvera dem i hur ni arbetat tidigare, intervjua användare, leta handskakade avtal med mera.

Kräv sen att alla involverade hela tiden äger sitt arbete, granskar den pågående processen kritiskt och kommer med förbättringsförslag för att hela tiden jaga förbättringar eller onödiga steg.

– Ge mandat och håll en öppen dialog. Var öppen för omvärdering och lita på dem du arbetar med och slutligen; håll tummarna för att du får en Jens på Systemstöd. Det fick vi! Skämt åsido så är en av de viktigaste punkterna att hitta rätt partner, säger Jörgen Balogh.

Partnern måste verkligen förstå verksamheten och de utmaningar den står inför och här har samarbetet med Systemstöd Sverige har varit unikt, tycker Jörgen Balogh.

– De har hela tiden agerat i projektet genom våra företagsögon istället för genom leverantörsögon. De har benat ut exakt vad vi behöver och samtliga personer som varit involverade i projektet från deras sida har varit helt enorma, vilket har gett ett väldigt lyckat projekt, säger Jörgen Balogh.

Jörgen Balogh, marknadscontroller Pocketgrossisten